Date d’entrée en vigueur : 28 juillet 2023

L’Amicale du Génie Maritime Ingénieurs ENSTA (la Structure) est une association relevant de la loi du 1^er juillet 1901 (mise à jour), dont le nom d’usage est ENSTA Alumni. Sa vocation est notamment de (i) permettre aux diplômés d’entretenir des relations amicales dans un esprit de solidarité et de respect des traditions, (ii) de développer entre ses adhérents la protection et l’aide réciproque en toutes circonstances, (iii) d’aider ses adhérents tout au long de leur vie professionnelle et (iv) de promouvoir les sciences et techniques enseignées à l’ENSTA Paris, et plus généralement de contribuer au rayonnement du diplôme et des diplômés. A ce titre, la Structure est amenée notamment à tenir à jour un annuaire des diplômés de l’ENSTA Paris et de ses écoles fondatrices, à suivre le paiement de la cotisation par les adhérents, à organiser des événements, à remettre des prix et à proposer des offres d’emploi.

1/ La mise en œuvre de traitements de données à caractère personnel

Pour la poursuite de son objet social, la Structure effectue des traitements de données à caractère personnel. La présente politique a pour objectif de :

• vous informer sur les conditions dans lesquelles la Structure va traiter, le cas échéant, les données à caractère personnel vous concernant ;
• vous préciser les droits dont vous disposez à l’égard des données à caractère personnel vous concernant et la façon dont vous pouvez exercer ces droits ;
• vous informer sur la nature des cookies qui sont déposés et sur les moyens dont vous disposez pour vous y opposer.

Les données à caractère personnel vous concernant sont collectées et traitées dans le respect des dispositions du Règlement européen sur la protection des données (RGPD), applicable depuis le 25 mai 2018, et de la loi dite « Informatique et Libertés » du 6 janvier 1978 modifiée, telle qu’en vigueur à la date d’entrée en vigueur de la présente politique de protection des données à caractère personnel.

Le responsable des traitements de données à caractère personnel, au sens de l’article 4 du RGPD, est l’Association « Amicale Génie Maritime Ingénieurs ENSTA », également connue sous la dénomination « ENSTA Alumni », dont le siège social est situé 828 boulevard des Maréchaux à Palaiseau (91762 Cedex).

Les données à caractère personnel vous concernant sont accessibles (i) aux seules personnes ayant besoin d’en connaître en raison de leurs fonctions et de leurs missions et (ii) aux adhérents de la Structure et au public en général, selon les réglages de confidentialité que vous pouvez changer à tout moment dans votre espace personnel. Cependant, la Structure conserve en tout état de cause votre prénom, votre nom, votre année de diplomation et votre spécialité, données qu’elle conserve au titre de son intérêt légitime de recensement de tous les diplômés de l’ENSTA Paris et de ses écoles fondatrices. Les personnels de la Structure qui ont accès à vos données indépendamment de vos réglages de confidentialité, au titre du (i) ci-dessus, sont sensibilisés aux règles de la protection des données personnelles, afin notamment de garantir la sécurité et la confidentialité des données que vous communiquez à la Structure. La Structure recourt à un prestataire informatique pour l’hébergement de ses données.

Chaque service en ligne proposé par la Structure, ainsi que chaque service faisant appel à un traitement de données à caractère personnel, limite la collecte de données personnelles au strict nécessaire et s’accompagne d’une information concernant :

• le responsable du traitement (en général la Structure) et les finalités du traitement, c’est-à-dire les objectifs du recueil et du traitement des données à caractère personnel concernées ;
• le fondement du traitement, étant précisé que la plupart des traitements ont pour fondement votre consentement es qualité de titulaire des données à caractère personnel traitées ; tandis qu’une minorité des traitements a pour fondement l’intérêt légitime à assurer la promotion des diplômes délivrés par l’ENSTA Paris, notamment en recensant les personnes diplômées par cette école et ses écoles fondatrices ;
• le caractère obligatoire ou facultatif du recueil des données pour les différents services proposés par la Structure, ainsi que le rappel des catégories de données traitées ;
• la source des données (lorsque d’autres données que celles fournies via le service en ligne sont utilisées pour les traitements effectués) ;
• les catégories de personnes concernées ;
• les destinataires des données (uniquement la Structure en principe, sauf précision lorsqu'une transmission à un tiers est nécessaire) ;
• la durée de conservation des données ;
• les mesures de sécurité, c’est-à-dire les mesures organisationnelles et techniques mises en œuvre pour prévenir la divulgation non autorisée, l’altération et la destruction des données à caractère personnel traitées par la Structure dans le cadre de ses missions ;
• vos droits et la façon de les exercer auprès de la Structure.

La Structure ne transfère pas de données hors de l’Union européenne. Elle ne procède pas non plus à des prises de décision automatisées.

Les données personnelles recueillies dans le cadre des services proposés par la Structure sont traitées selon des protocoles sécurisés et nécessaires à la Structure pour gérer les services proposés à ses adhérents et, plus généralement, aux élèves et diplômés de l’ENSTA Paris et de ses écoles fondatrices.

2/ A propos des cookies

Nous utilisons différents cookies sur le site https://www.ensta.org/ pour mesurer l’audience et intégrer des services permettant d’améliorer l’interactivité du site.

2.1/ Qu'est-ce qu'un « cookie » ?

Un « cookie » est une suite d'informations, généralement de petite taille et identifié par un nom, qui peut être transmis à votre navigateur par un site web sur lequel vous vous connectez. Votre navigateur web le conservera pendant une certaine durée, et le renverra au serveur web chaque fois que vous vous y connecterez à nouveau. Les cookies ont de multiples usages : ils peuvent servir à mémoriser votre identifiant client auprès d'un site marchand, le contenu courant de votre panier d'achat, un identifiant permettant de tracer votre navigation pour des finalités statistiques ou publicitaires, etc.

2.2/ Les cookies utilisés par la Structure

La Structure et ses partenaires utilisent (i) des cookies nécessaires au fonctionnement du site accessible à l’URL https://www.ensta.org/ (le Site), (ii) des cookies de mesure d’audience et (iii) des cookies relatifs aux réseaux sociaux. Vous pouvez choisir d’accepter ou de refuser ces cookies, sauf dans le cas des cookies absolument nécessaires au fonctionnement du Site.

Les cookies utilisés par le Site sont les suivants :

• addthis.com : pour gérer le partage de contenu sur les réseaux sociaux ;
• fonts.googlesapis.com : pour la gestion des polices de caractères sur le site ;
• google-analytics.com : pour la mesure de l’audience sur le site ;
• google.com : pour la mesure de l’audience sur le site ;
• linkedin.com : pour la connexion au Site à partir de l’identifiant LinkedIn et pour l’importation de données LinkedIn dans le profil ;
• maps.googlesapis.com : pour l’affichage des données cartographiques ;
• netvibes.com : pour l’identification du Site auprès de cet agrégateur de flux ;
• rpxnow.com : pour la connexion au Site à partir d’identifiants de différents réseaux sociaux ;
• viadeo-static.com : pour la connexion au Site à partir d’un profil Viadeo.

Vos droits

Vous disposez, à l’égard des données à caractère personnel vous concernant, des droits suivants :

• Le droit d’accès vous permet d’obtenir de la Structure la confirmation que vos données font l’objet d’un traitement, ou non. Dans l’affirmative, l’exercice de ce droit vous offre la possibilité d’obtenir la communication des données que la Structure détient et qui vous concerne.
• Le droit de rectification vous permet de rectifier des données à caractère personnel vous concernant, dans le cas où elles seraient inexactes ou incomplètes.
• Le droit à l’effacement vous permet de demander à la Structure de procéder à la suppression des données à caractère personnel vous concernant. Cette demande d’effacement peut notamment intervenir dans le cas où les données dont dispose la Structure vous concernant ne seraient plus nécessaires au regard de la finalité pour laquelle elles ont été collectées.
• Le droit à la limitation du traitement vous permet de demander la suspension de certains traitements des données à caractère personnel vous concernant. En cas d’exercice de votre droit à la limitation des traitements, vous risquez de devoir renoncer au bénéfice de certains services proposés par la Structure.
• Le droit à la portabilité vous permet de récupérer les données vous concernant afin de les transmettre à un autre organisme qui les traitera à son tour.
• Le droit d’opposition vous permet de demander à la Structure, pour des raisons tenant à votre situation particulière, de cesser de traiter vos données personnelles à des fins de gestion de votre adhésion et d’utilisation de votre espace personnel. En cas d’exercice de votre droit d’opposition, vous risquez de devoir renoncer au bénéfice de certains services proposés par la Structure.
• Vous disposez également, à propos du traitement des données à caractère personnel vous concernant, d’un droit de retrait du consentement. L’exercice de ce droit conduit la Structure à limiter les services auxquels vous aurez accès, en fonction de l’étendue du retrait de votre consentement.
• Vous disposez, enfin, du droit d’introduire une réclamation auprès de la Commission nationale de l’informatique et des libertés (CNIL) dans le cas où vous considéreriez que l’utilisation que fait la Structure de vos données méconnait les dispositions du RGPD.

Vous êtes en mesure d'exercer l’ensemble de vos droits, à tout moment, en adressant une demande à notre Délégué à la Protection des Données (DPO). Pour ce faire, vous devez mettre en œuvre la procédure d’exercice des droits, accessible depuis cette page (en cours de création).

3/ Description des traitements de données à caractère personnel de la Structure

Les traitements de données à caractère personnel mis en œuvre par la Structure ont pour la plupart pour fondement juridique le consentement des titulaires de données à caractère personnel. Certains traitements, notamment ceux relatifs aux promotions d’élèves diplômés par l’ENSTA Paris, sont fondés sur l’intérêt légitime qui consiste à conserver un historique des personnes diplômées par cette école et ses écoles fondatrices.

Les traitements de données à caractère personnel mis en œuvre par la Structure ont pour objet de lui permettre de fournir des services à ses adhérents, dans le cadre de son objet social.

Chaque traitement est décrit quant à ses finalités, la durée de conservation des données et le destinataire du traitement.

Pour chacun des traitements définis ci-dessous, le responsable de traitement, au sens de l’article 4 du RGPD, est la Structure, telle que définie en tête des présentes.

3.1/ L’annuaire

Un premier traitement a pour objet de recenser les personnes diplômées par l’ENSTA Paris et ses écoles fondatrices et les élèves actuels de l’ENSTA Paris, afin de leur permettre de se contacter entre eux, de se présenter les uns aux autres et dans une moindre mesure au public en général.

L’annuaire est accessible en ligne. Une publication papier intervient avec une périodicité annuelle.

Les destinataires des traitements sont (i) la Structure et (ii), les élèves d'ENSTA Paris et les diplômés d’ENSTA Paris et de ses écoles fondatrices. Dans une certaine mesure, vous avez la possibilité de diffuser plus restrictivement ou plus largement des informations vous concernant en modifiant les réglages disponibles dans votre espace personnel. Dans ce cas, le public en général peut être destinataire de certaines informations, à votre initiative, et ainsi devenir un destinataire de traitement. Cette partie de vos données personnelles est traitée par la structure sur le fondement de votre consentement. Par ailleurs, la Structure collecte votre prénom, votre nom, votre année de diplomation (promotion) et votre spécialité au titre de l’intérêt légitime de promotion du diplôme de l’ENSTA Paris qu’elle poursuit au travers de son objet social.

3.2/ Les offres d’emploi

Dans le cadre de la réalisation de son objet social, la Structure publie des offres d’emploi et permet à ses adhérents d’y répondre directement en ligne. Des cabinets de recrutement ont accès au service en ligne relatif aux offres d’emploi, afin de publier les offres et de recueillir la candidature des adhérents intéressés. Les adhérents peuvent à tout moment décider, depuis leur espace personnel, des données qu’ils mettent à disposition dans le cadre de ce traitement de données à caractère personnel.

Les destinataires de ce traitement sont (i) les sociétés intéressées par le recrutement d’un adhérent de la Structure et (ii) les adhérents de la Structure lorsqu’ils sont candidats à des offres d’emploi.

3.3/ Les événements

Dans le cadre de la poursuite de son objet social, la Structure organise (ou contribue à l’organisation) d’événements, notamment des réunions, conférences, visites et galas. Un traitement de données à caractère personnel permet de suivre les inscriptions et la participation à ces événements.

Les destinataires de ce traitement sont les organisateurs des événements concernés.

3.4/ Les groupes d’intérêt

Au-delà de la communication générale entre tous ses adhérents, la Structure leur permet de constituer des groupes d’intérêt autour de sujets les intéressant et concernant la vie de l’ENSTA Paris, notamment à propos des sciences et techniques enseignées à l’ENSTA Paris. Les groupes d’intérêts nécessitent, pour leur bon fonctionnement, le recensement de leurs membres et une communication spécifique vers ces membres. Ces deux types d’actions font l’objet d’un traitement de données à caractère personnel spécifique.

Les destinataires de ces traitements sont les personnes en charge de l’administration et de l’animation des groupes d’intérêt, ainsi que les membres de ces groupes d’intérêt. La Structure est également destinataire de traitements pour le suivi des activités proposées, dans le cadre de la poursuite de son objet social.

3.5/ Les carnets personnels

Afin de promouvoir les diplômes délivrés par l’ENSTA Paris et ses écoles fondatrices, les diplômés de ces écoles, la solidarité et l’amitié entre ses adhérents, la Structure est amenée à diffuser, à la demande ou avec l’accord exprès de ses adhérents concernés, certaines informations personnelles relatives aux grands moments de la vie. Ceci fait l’objet d’un traitement de données à caractère personnel spécifique.

Les destinataires de ce traitement sont les diplômés de l’ENSTA Paris et de ses écoles fondatrices et les utilisateurs du Site, à qui l’information est diffusée.

3.6/ La gestion des cotisations

Un traitement de données à caractère personnel concerne le suivi des cotisations. Il permet à la Structure d’assurer le suivi de la cotisation de ses adhérents. Il fournit à la Structure des outils pour la documentation de cette cotisation, notamment pour les relances. Ce traitement de données à caractère personnel permet également de conserver un historique de la cotisation de ses adhérents.

Les données concernées sont conservées pendant toute la durée de cotisation, puis pendant onze (11) ans à compter de la fin de la dernière période de cotisation.

Le destinataire du traitement est la Structure, afin de lui permettre de suivre la cotisation de ses adhérents. Au sein de la Structure, l’information issue de ce traitement de données à caractère personnel est partagée avec toutes les personnes qui gèrent les cotisations, pour leur suivi et leur encaissement, ainsi que pour les relances.

3.7/ Le recueil des paiements

Outre les cotisations, la Structure est amenée à encaisser d’autres paiements, notamment dans le cadre de la participation aux frais pour les événements. Ceci fait l’objet d’un traitement spécifique.

Les destinataires de ce traitement sont (i) la Structure (personnes assurant son encadrement et son fonctionnement) et (ii) les organisateurs des événements concernés par les différents paiements.

3.8/ Le formulaire de contact

Le site de la Structure comporte un formulaire de contact, afin de permettre au public en général de communiquer avec la Structure. Les données collectées sont traitées afin d’assurer l’entrée en relation avec la Structure.

Les données sont conservées jusqu’à la mise en relation.

Le destinataire du traitement est la Structure, afin de lui permettre d’entrer en contact avec le demandeur.

4/ Hébergement des données

Les données à caractère personnel sont stockées en France.